Kravprofilen: Din kompass i rekryteringsprocessen

Vad styr dina val i rekryteringsprocessen? Magkänslan eller en kravprofil? Oavsett om du är erfaren eller rookie, så är kravprofilen ett viktigt verktyg till en effektiv och lyckad rekryteringsprocess. Kravprofilen sätter ramarna och ger dig vägledning genom hela rekryteringsprocess. Här är våra bästa tips till vad en bra kravprofil innehåller, och hur den hjälper dig bra från start till mål.

Vad är er rekryteringsutmaning? Skall ni ersätta någon som sagt upp sig, hantera fler orders eller saknar ni en ny viktig kompetens? Oavsett orsak så är det tid att fundera över om ni ska tillsätta en befintlig roll eller skapa en ny. Innan du sätter igång med att definiera kravprofilen är det viktigt att göra behovsanalysen för ert faktiska rekryteringsbehov:

• Ska någon nuvarande medarbetare ta över uppgifter och frige andra?
• Hur ser kompetensbehovet ut idag, om sex månader och ett par år i framtiden?
• Finns det målsättningar i företaget som kan mötas med en ny roll?
• Finns det något i jobbet som skall ändras eller inte har fungerat?

Vad är en kravprofil? Och varför är den så viktig?

En kravprofil sätter strukturen, ramarna och preferenserna för din kommande rekrytering. Utan en väldefinierad kravprofil riskerar att du att inte värdera rätt kompetens, spilla värdefull tid och välja fel kandidat. Slarva därför inte i förarbetet.

Ett litet tips! Tid är pengar, och det är frestande att kopiera en tidigare kravprofil. Om du har en liggande i lådan var uppmärksam på att mycket kan ha ändrats sedan sist. Med ett friskt omtag ökar dina möjligheter att matcha rätt kandidat.

Kravprofilens viktiga byggstenar 

Kravprofilen skall vara ditt stöd och referenspunkt genom hela rekryteringsprocessen. Den definierar vem ni letar efter, vem som skall delta och hur processen skall gå till.

1. Vem som skall delta i processen?
Att involvera rätt personer i rekryteringsprocessen från start är viktigt för att hitta rätt profil och för att kapa tid i processen. Här är tre roller kan vara lämpliga att involvera:

• Rekryterande chef – den som skall anställa och ha personalansvar för den nya medarbetaren
• Nyckelpersoner – de med kännedom om arbetsuppgifter och förståelsen för vad som krävs
• En HR-medarbetare – med kunskap om relevanta tester och analyser i förbindelse till en rekrytering. Denna persons viktigaste uppdrag är att omsätta verksamhetens krav och behov till en konkret jobb och profilbeskrivning.

Det är också här ni kommer ta beslut om ni skall hantera processen internt eller få extern hjälp ifrån ett rekryteringsföretag. Vet ni redan nu att det är svårt att hitta de rätta kandidaterna? Överväg då om ni vill få search hjälp av ett rekryteringsföretag med uppdrag att hitta och kontakta relevanta kandidater.

2. Vilket är syftet och jobbets innehåll?
En god förståelse av jobbet är en viktig grundsten för en lyckad rekrytering – så lägg tid på att klargöra jobbet syfte och innehåll. Här kan du med fördel överväga att använda följande frågor:

• Vad är syftet med jobbet? Och varför är denna roll viktig för verksamheten?
  Ex. En ny kundservicemedarbetare skall svara på kunders frågor så de får den bästa servicen och vi löser deras problem. 
• Vilka arbetsuppgifter skall kandidaten lösa?
  Definiera dom viktigaste arbetsuppgifterna för att veta vart tyngdpunkten på tjänsten är.
• Vilka mål/prestationskrav skall ligga på kandidaten?
  Skall kundservicemedarbetaren ha x telefonsamtal i timmen och lösa x problem i firstline?
• Vilka ansvarsområden ligger i den här rollen?
  Kravprofilen skall definiera omfattning av ansvaret, befogenheter och medansvar.

3. Vad är de avgörande vs önskvärda kvalifikationer för tjänsten?
Var realistisk när du definierar kandidatens kvalifikationer och krav på kompetens. 

• Utbildning – Är det avgörande att man har en utbildning?
• Erfarenhet – Viktigt om man är ensam i sin roll och ska klara många uppgifter från dag 1.
• Kompetenser – Vilka kompetenser är avgörande för att klara jobbet?
• Personliga egenskaper – Hjälper tex analytisk förmåga, självständighet eller noggrannhet att lyckas?
• Certifikat/Intyg – B-körkort, truckkort, heta arbeten etc.
• Språk - Vilka språkkunskaper är nödvändiga?
• IT – Är god datorvana relevant eller är kunskaper i ett specifikt program/system ett krav?

Hur lång har din kravlista blivit? Finns den här kandidaten överhuvudtaget? Om kravlistan är lång vill vi gärna utmana dig att väga in learnability­ – viljan och förmågan att lära nytt. Vad måste kandidaten ha med sig in och vad kan dom lära sig på vägen? Och hur ger er verksamhet förutsättningar att kunna lära sig? I en marknad där det finns få av dina drömkandidater så är learnability definitivt en viktig parameter att överväga.

Drömkandidaten vad vill dom ha i lön? Stämmer dina krav överens med den lön du vill ge? Det är mer att förhandla om än lön. Pension, friskvård, flexibla arbetstider, semesterdagar, bonus, tjänstebil, kurser, certifiering etc.

När du har skapat din kravlista är ditt nästa steg att skriva din jobbannons och formulera frågor du bör ställa kandidaten under resans gång.

4. Vilken urvalsmetod och ev. testmetoder passar för tjänsten?
Det finns många urvalsmetoder och redskap att tillgå i en rekrytering. Din konkreta kravprofil bestämmer vilka du bör använda i din process. Här är några exempel på vad du kan använda dig av:

• Intervju – Första, andra och tredjeintervju? Skall det vara digitalt eller fysiskt?
• Personlighetsanalyser – Få en indikation av kandidatens motivation och beteende
• Case – Belys en kandidats kunskaper och förmågor genom en arbetsrelaterad uppgift
• Kompetenstest – Få en indikation av kandidatens förmåga att prestera i jobbet 

Vill du få hjälp med att formulera din kravprofil eller hjälp med din rekrytering. Kontakta oss vi hjälper gärna till!