Har tiden kommit för er och er medarbetare att gå skilda vägar? Oavsett anledning se till att göra det mesta och det bästa av den sista tiden med en väl utförd offboardingprocess, som inte bara hjälper till att skapa förutsättningar för en smidig övergång utan också kan stärka ert employer brand. Här ger vi dig 7 steg för att skapa ett minnesvärt avslut för alla parter.

För många företag är onboarding en välkänd process som används för att välkomna och integrera nya medarbetare i företaget. Men vad händer när någon slutar? Precis som en stark onboardingprocess sätter tonen för en framgångsrik anställning kan en väl utförd offboardingprocess spela en viktig roll för att stärka ert varumärke och bidra till positiva och bestående intryck på medarbetaren, teamet och arbetsplatsen.

Så säkerställer du en bra offboarding!

En offboarding handlar om så mycket mer än bara att avsluta arbetsuppgifter, lämna in nycklar, stänga ner ett mailkonto och betala slutlön.  Genom att ta viktiga steg för ett bra avslut kan du och din organisation visa att ni uppskattar och respekterar den anställdes insatser och samtidigt säkra en bra övergång för teamet och hela organisationen. Här är 7 viktiga steg till en lyckad offboarding:

1. Förbered en tydlig offboardingplan

Att skapa en tydlig plan är ett viktigt första steg för en lyckad offboardingprocess. Förbered organisationen genom att identifiera nyckelpersoner som berörs av processen och planera för vad som behöver göras innan medarbetaren lämnar organisationen. Med en tydlig plan och checklistor kan ni säkra upp att viktiga moment får tillräckligt med tid och inte faller i glömska, samtidigt som ni minimera risken för oväntade överraskningar och missförstånd.

2. Kommunicera öppet och löpande

När beslutet har landat se till att kommunicera ut förändringen i teamet och organisationen så snart som möjligt så alla får samma information och vet vad som händer härnäst. Håll den avgående medarbetaren i loopen och kommunicera vad som förväntas av dem under den sista tiden på jobbet. Håll kommunikationskanalerna öppna för att kunna svara på eventuella frågor och ge stöd i det som medarbetaren eller teamet är i behov av.

3. Säkra upp kunskap, arbetsuppgifter och ansvar

En bra överlämning är avgörande för att säkerställa att inga arbetsuppgifter eller ansvarsområden faller mellan stolarna eller att ett kunskapstapp blir allt för påtagligt. Sätt er ner tillsammans och skapa en plan för prioriterade arbetsuppgifter och ansvarsområden som måste lämnas över och eventuellt läras ut. Ge medarbetaren utrymme att avsluta sitt arbete och god tid att lära ut sina färdigheter och erfarenheter till tilltänkta kollegor.

4. Be om feedback i ett exitsamtal

Ett exitsamtal är en viktig del av offboardingen där ni har möjlighet att reflektera över er tid tillsammans och lära er av varandra. Detta möte kan ge värdefull insikt i företagets styrkor och svagheter samt identifiera områden där förbättringar kan göras. Är det ett känsligt läge kan det vara bra att erbjuda ett samtal med en annan chef för en konstruktiv feedback. Det är också en möjlighet för er att säkerställa att er medarbetare lämnar organisationen på ett positivt sätt.

5. Ge råd och stöd

Att ge råd och stöd är en viktig del av en lyckad offboarding-process. Oavsett om en medarbetare väljer att lämna själv eller blir uppsagd kan det vara en stressig och överväldigande tid när det är dags att lämna ett jobb. Genom att erbjuda stöd i form av tex. karriärrådgivning, CV-skrivning, hjälp med att hitta nya jobbmöjligheter eller support med dokument, intyg och information om rättigheter och förmåner kan ni hjälpa till att underlätta övergången. Detta visar att ni värdesätter och respekterar medarbetaren och kan säkerställa ett positivt avslut på deras tid på företaget.

6. Visa uppskattning med en avtackning

Ta tillfället att visa uppskattning för genomfört arbete och tacka för tiden hos er. Det kan vara en lunch eller fika, en gåva, blommor eller något mer formellt beroende på organisationens kultur och budget. Oavsett vad ni väljer att göra kan en avtackning hjälpa till att lämna ett gott intryck och öka chanserna för positiva framtida relationer.

Tips: Försök att göra avtackningen personlig och anpassad till medarbetarens intressen och personlighet.

7. Avsluta allt på topp

Slutligen är det viktigt att se till att all avslutande administration och praktiska detaljer hanteras korrekt. Det kan inkludera att säkerställa att alla dokumentation är på plats, att all utrustning har returnerats, användarkonton avslutats och slutlöner hanterats och att anmälan till ett ev. omställningsföretag gjorts. Genom att avsluta allt korrekt kan ni undvika att problem uppstår i framtiden och säkerställa att medarbetaren har allt de behöver när de lämnar företaget.

Låt offboardingen vara mer än ett farväl

Viktigt att notera att offboardingprocessen inte slutar när medarbetaren sagt hej då för sista gången. Fortsätt att hålla kontakten och visa intresse för medarbetaren även efter att de har lämnat. Detta kan hjälpa till att upprätthålla en positiv relation och kan visa sig vara till fördel för både företaget och den tidigare kollegan i framtiden.