Utnyttjar ni perioden från kontraktsskrivning till första arbetsdag? Här är den nyanställd ofta på tårna och full av nyfikenhet, men det är även en period av frågor och funderingar. Vi har samlat våra 5 bästa preboarding tips hur ni kan säkra att er nya medarbetare känner sig väntad, välkommen, tryggare och förberedd att leverera från dag ett.

Anställningskontraktet är signerat. Kul! Med en smart preboarding får du möjligheten att trygga den kommande medarbetaren och ge alla förutsättningar för att känna sig både väntad och motiverad inför sin första arbetsdag. Med en bra och genomarbetad onboardingprocess ökar ni sannolikheten för att er nya medarbetare stannar med hela 82% (Glassdoor). Få inspiration till hur du kan utnyttja preboardingen till max:

Sätt rätt stämning: Hur säkrar ni känslan av att vara väntad och välkommen?

Håll kontakten innan första dagen. Värdefulla inslag i en preboarding process kan bestå av:

• En kontakt ifrån en fadder på tex LinkedIn
• En videohälsning ifrån VD
• Ett mejl ifrån medarbetarens framtida kollegor

Skicka också ett schema för den första veckan. Det skapar en trygghet att veta, vad som händer när: vem möter upp första dagen, hållpunkter för systemintroduktion, upplärning av arbetsuppgifter, uppföljning etc.

2. Ge tid till det viktiga: Vilka praktiska detaljer & formalia skall ni ha på plats?

Inte alla jobb är lika, men vissa formalia skall på plats, med fördel innan första dagen. Se till att lösa så många praktiska detaljer som möjligt i preboardingfasen för att ge tid till att lära känna varandra och fokusera på att komma in i jobbet. Här är några förslag som kan inspirera:

• Förbered passerkort/visitkort
• Få nödvändiga underskrifter
• Lös parkeringstillstånd
• Beställ och installera användarkonto, dator och telefon

3. Minimera overload av information: Vilken information delar ni i förhand?

Vi känner alla känslan av första dagen på jobbet – mängder av information, intryck, tips och beskrivningar om processer, best practice, rutiner och regler. Listan kan göras lång. Gör det lättare för din nya medarbetare att ta till sig information i sin egen takt. Skicka ut värdefull information innan första dagen som t.ex.:

• Intern ordlista
• Personalhandbok
• Branschkunskaper

4. Gör det lätt att prestera i jobbet: Vilken kunskapsöverlämning skall ni säkra upp?

Det finns inte alltid tid för överlämningar face-to-face eller hands on träning första tiden. Skall du anställa en nyckelperson till ett pågående projekt eller produktionsmedarbetare som måste leverera från dag ett? I dessa situationer är det extra tydligt att en snabb och tydlig kunskapsöverlämning är viktigt. Det kan tex göras i form av:

• Instruktionsvideos
• Dokumenterade företagsprocesser och regelverk
• Best practice dokument

5. Säg det alla vill veta: Vad är nice to know?

Vad hade du själv velat ha reda på inför din första dag? Sammanställ praktisk info om arbetsplatsen, som tex:

• Vad det finns för lunchalternativ/var/om det finns tillgång till mikro
• Parkeringsmöjligheter
• Klädkod eller om särskild skyddsklädsel krävs

Onboarda i turbofart: Hur mycket ska ni förbereda i er preboarding?

Sommarvikarier, projektmedarbetare, interimslösningar, konsulter är alla exempel på när onboarding i turbofart kan krävas. Utnyttja tiden innan start genom att nyttja preboarding fasen. Lägg lite extra vikt vid att hitta en bra plan för kunskapsöverlämning. En video kan vara guld värt för att förmedla: 

• Välkommen till oss
• Jobbinstruktioner
• Viktiga företagsprocesser och regelverk

En smart preboarding är en WIN-WIN för både arbetsgivare och nyanställd.

Lycka till