Underskriften är klar. Är ni redo att rulla i gång introduktionsplanen? En bra onboardingprocess tar höjd för flera områden såsom jobbupplärning, nätverk, samarbete och kultur. Med den här artikeln hjälper vi dig på vägen till en strukturerad onboardingprocess i sex steg.

Har ni anställt en nyutexad student eller en senior specialist? Beroende på utgångsläge krävs olika nivåer och intensitet i jobbupplärningen. Men oavsett vilken medarbetare som kommer har varje arbetsplats sin kultur, regler, rutiner, processer, verktyg, system och förväntningar och målsättningar med rollen som är viktiga för en nyanställd att känna till.

Hur ska er onboardingprocessen se ut?

Investera tid i att lägga upp en grundplan för introduktion på ert företag. En plan som ger en ny medarbetare chansen att lära känna er verksamhet och er som arbetsgivare, chansen att träffa och connecta med kollegor och ges alla förutsättningar för att lyckas i rollen hos er. Använd våra sex steg som inspiration på vägen för att skapa en lyckad introduktion.

1. Pre-Boarding – Utnyttja tiden innan första dagen:

Efter kontraktsskrivning är personer ofta på tårna och full av nyfikenhet, men det är även en period av frågor och funderingar. Välkomna, trygga och preppa en ny medarbetare så mycket ni kan med tex:

• En hälsning ifrån VD:n/teamet/fadder
• Ett schema för första dagen/veckan
• Nice to know information tex klädkod, lunchalternativ och parkeringsmöjligheter
•En ordlista för att hänga med i dialogen från start

Vill du få ännu fler tips hur du kan maxa tiden inför första dagen läs gärna vår artikel:  Preboarding: 5 tips i första fasen av er onboardingprocess!

2. Skapa en introduktionsplan – Ge rätt förutsättningar att komma in i jobbet

Det är viktigt att onboardingprocessen tar höjd för att lära känna verksamheten, kulturen, arbetsuppgifterna och de förväntningar som finns. Säkra att introduktionen presenteras i ett pedagogiskt flöde och lagom stor portion för att inte det skall bli allt för mäktigt. Låt även avstämningar vara en naturlig del av planen för att säkra att er introduktionsplan löper på som ni önskar.  

Frågor ni kan ställa er för att prioritera i starten:

• Vilken jobbintroduktion och verktyg krävs för att snabbt kunna bidra i jobbet?
• Hur förmedlar vi vår kultur och värdegrund?
• Vilka nyckelpersoner bör vi bjuda in?
• När och hur ger vi möjlighet att bygga relation med teamet/kollegorna/chefen?
• Vad och vilka områden är viktiga att följa upp?

3. Förbered arbetsplatsen – Gör ett gott intryck

Säkra att användarkonton, dator, mobiltelefon eller annan utrustning finns på plats första dagen. En ny medarbetare skall känna sig väntad och välkommen och inte behöva vänta på sin utrustning.

Tips! En trevlig välkomsthälsning i form av en tex blomma, färdigtryckta visitkort, hälsning ifrån kollegorna, profilprodukter kan förstärka ert intryck av att ha hamnat på rätt arbetsplats.

4. Utse en fadder – Förmedla viktig kultur och lotsa in i gemenskapen

Utse en fadder som finns nära till hands för kollegan under den första tiden. En person som kan bemöta frågor som dyker upp, en som kan förklara de oskrivna reglerna och tar lite extra ansvar för att lotsa in den nya kollegan i gänget. Många gånger kan det finnas funderingar kring praktiska detaljer på arbetsplatsen, frågor som är svåra att ställa till en chef, till det som händer vid sidan av jobbet. Viktigt är att i god tid innan en ny kollegas ankomst förbereda faddern på sitt uppdrag och dom förväntningar som finns. Vem hos er har fadderpotential?

5. Första dagen – Fokus på relation och företagets ”varför”

Kommer du ihåg första dagen på nya jobbet? Det är många nya ansikten och namn att förhålla sig till och en stor mängd av intryck att ta in. Låt denna dag vara tillfället att:

• bekanta och installera sig på den nya arbetsplatsen
• introduceras i företagets historia, värderingar och i ert ”varför”
• möta och socialisera med sina nya kollegor och närmsta chef

Gör ett tydligt schema för första dagen så er nya kollega vet vem dom skall möta upp och vad som händer under dagen. Det ger en trygghet när mycket annat är nytt.

Tips! Passa på att göra en teamaktivitet genom att bjuda alla på lunch eller eftermiddagsfika.

6. Uppföljning: Övergång ifrån nyanställd till fullfjädrad medarbetare

Hur går det för er nya kollega? Uppföljning är en viktig del av processen för att fånga upp funderingar, förväntningar och eventuellt hitta områden som haltar. Boka in avstämningar i närtid såväl som längre fram för att säkra att er nya kollega landar i sin nya roll. Låt uppföljningarna beröra allt ifrån prestation och kompetens till samarbeten, nätverk, kultur och sammantaget hur allt känns.

Tips! Fråga den nyanställda hur de upplevt onboardingprocessen - vad som fungerat bra, vad som kan förbättras, eller något som saknas. Värdefulla insikter som kan göra att ni blir ännu bättre på att onboarda en ny kollega.

Vill du få stöd eller råd i skapandet av er onboardingprocess? Tveka inte att kontakta oss, vi vill gärna vara ett bollplank.

Lycka till med er Onboarding